Implementasi Layanan Digital dalam Kegiatan Konsultasi Kearsipan di PT Putraduta Buanasentosa

Abstract

Penerapan layanan digital dalam kegiatan konsultasi kearsipan merupakan bagian dari upaya transformasi layanan arsip untuk meningkatkan efisiensi, aksesibilitas, dan kualitas interaksi antara penyedia jasa dan pengguna. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis pelaksanaan layanan konsultasi kearsipan berbasis digital di PT Putraduta Buanasentosa serta mengidentifikasi hambatan yang memengaruhi efektivitas penerapannya dalam konteks pengelolaan arsip modern. Penelitian menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif dengan teknik pengumpulan data melalui observasi lapangan, wawancara dengan informan kunci, serta studi pustaka sebagai sumber pendukung analisis. Kerangka analisis penelitian merujuk pada teori transaksi konsultasi arsip Stewart (1985) yang meliputi tahapan evaluasi, perencanaan, pengembangan, dan penyelamatan proyek sebagai dasar pemetaan proses layanan konsultasi kearsipan berbasis digital. Hasil penelitian menunjukkan bahwa layanan konsultasi kearsipan digital telah diterapkan melalui pemanfaatan surat elektronik dan formulir daring sebagai media utama komunikasi antara pengguna dan penyedia layanan. Namun, implementasinya belum didukung oleh sistem digital yang terintegrasi dan otomatis, sehingga proses konsultasi masih bergantung pada peran account officer sebagai perantara utama. Kondisi ini berdampak pada rendahnya interaktivitas layanan, keterlambatan respons, serta belum optimalnya pendokumentasian dan penelusuran hasil konsultasi. Selain itu, ketiadaan standar operasional prosedur khusus layanan digital menjadi faktor penghambat dalam menjamin konsistensi dan kualitas layanan. Penelitian ini berkontribusi dalam mengungkap kesenjangan antara konsep layanan konsultasi kearsipan berbasis digital dan praktik implementasinya, serta merekomendasikan pengembangan sistem layanan yang lebih terintegrasi, responsif, dan berorientasi pada kebutuhan pengguna.