Standarisasi Tata Kelola Arsip Melalui Perancangan Panduan di LLDIKTI Wilayah IV

Abstract

Pengelolaan arsip yang terstandarisasi merupakan prasyarat penting bagi efektivitas administrasi dan akuntabilitas lembaga layanan pendidikan tinggi. Penelitian ini bertujuan menyusun panduan kearsipan sebagai acuan operasional untuk menstandarkan praktik pengelolaan arsip di LLDIKTI Wilayah IV. Dengan pendekatan kualitatif dan desain studi kasus, data dihimpun melalui wawancara semi-terstruktur, observasi, dan analisis dokumen. Temuan menunjukkan bahwa permasalahan paling krusial bukan sekadar belum adanya standarisasi, tetapi ketiadaan SOP baku daur hidup arsip (penilaian, jadwal retensi, pemusnahan) yang memicu variasi pemberkasan, penumpukan arsip inaktif, dan inefisiensi temu balik hingga dua–tiga hari untuk satu dokumen. Kelemahan ini diperkuat kesenjangan kompetensi kearsipan dan ketimpangan pemanfaatan teknologi, sehingga kualitas pengelolaan arsip sangat bergantung pada pengetahuan tacit individu. Sebagai respon, penelitian ini merumuskan panduan kearsipan kontekstual yang menerjemahkan regulasi nasional ke dalam prosedur operasional dan format dokumen pendukung, yang diposisikan sebagai instrumen awal untuk mengurangi kerentanan struktural dan menyelaraskan praktik antar-unit