Digitalisasi Arsip Karya Ilmiah untuk Efisiensi Penyimpanan dan Pelayanan Terhadap Pemustaka: Studi Kasus Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Purwokerto

Abstract

Untuk mewujudkan salah satu Visi Universitas Muhammadiyah Purwokerto (UMP) dan Visi Perpustakaan UMP, yaitu kemodernan, terutama dalam hal pemberian layanan, maka Perpustakaan UMP melakukan upaya digitalisasi karya ilmiah. Penelitian ini sangat penting untuk mengetahui bahwa digitalisasi arsip karya ilmiah dimaksudkan agar dapat memenuhi kebutuhan informasi pemustaka mengenai arsip karya ilmiah yang menjadi bahan referensi bagi mereka. Penelitian ini membahas mengenai tahapan dan dampak dari digitalisasi terhadap efisiensi penyimpanan dan peningkatan pelayanan. Metode penelitian dalam penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode studi kasus. Peneliti memperoleh data dari pihak yang bersangkutan melalui wawancara, observasi, dan dokumentasi. Analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode Miles dan Huberman, sehingga data dianalisis dengan cermat. Hasil dari penelitian ini adalah Perpustakaan UMP menggunakan program www.sipus.ump.ae.id untuk melakukan pengelolaan arsip karya ilmiah dan menggunakan Program Repositori Institusi dengan alamat http://repository.umpae.id. Ini bertujuan untuk memanfaatkan hasil digitalisasi sebagai upaya meningkatkan aksesibilitas terhadap karya ilmiah. Kesimpulan dari penelitian ini adalah proses pengelolaan arsip karya ilmiah di Perpustakaan UMP terdiri dari beberapa tahapan, yaitu penerimaan berkas karya ilmiah, pemeriksaan kelengkapan berkas, pemberian nomor label barcode, pengentrian ke dalam program sipus.ump.ac.id, kemudian dilakukan penataan dan penyimpanan arsip karya ilmiah berdasarkan nomor urut dan subjeknya. Proses digitalisasi dilakukan dengan perencanaan yang matang, termasuk latar belakang digitalisasi, anggaran yang dibutuhkan, sarana prasarana yang diperlukan, serta sumber daya manusia yang terlibat dalam proses digitalisasi arsip. Upaya efisiensi penyimpanan juga diimplementasikan melalui pemanfaatan digital library dan backup database di Perpustakaan UMP, sehingga proses penemuan kembali dokumen menjadi lebih mudah dan cepat, sekaligus sebagai langkah preventif jika terjadi data hilang atau rusak.