Perancangan Sistem Pengelolaan Arsip Inaktif Secara Elektronik di PT Pos Indonesia (Persero) Kota Bandung

Abstract

Pengelolaan arsip inaktif memiliki peran strategis dalam mendukung akuntabilitas, efisiensi administrasi, dan pelestarian informasi organisasi. Namun, pada PT Pos Indonesia (Persero) Kota Bandung, pengelolaan arsip inaktif hingga saat ini masih dilakukan secara manual, sehingga menimbulkan berbagai permasalahan, seperti keterlambatan temu kembali arsip, penumpukan dokumen fisik, keterbatasan ruang penyimpanan, serta meningkatnya risiko kehilangan dan kerusakan arsip. Kondisi tersebut menunjukkan belum optimalnya tata kelola arsip inaktif dan perlunya transformasi menuju sistem pengelolaan berbasis elektronik. Penelitian ini bertujuan untuk merancang sistem pengelolaan arsip inaktif secara elektronik yang selaras dengan prinsip-prinsip kearsipan nasional, dengan menekankan integrasi klasifikasi arsip, penerapan Jadwal Retensi Arsip (JRA), serta mekanisme penyusutan arsip yang terdokumentasi secara digital. Metode penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif dengan teknik pengumpulan data berupa observasi, wawancara mendalam, dan studi dokumentasi pada Divisi Tata Kelola Administrasi PT Pos Indonesia (Persero) Kota Bandung. Hasil penelitian menunjukkan bahwa permasalahan utama meliputi ketiadaan sistem elektronik khusus arsip inaktif, keterbatasan sumber daya manusia arsiparis, serta belum adanya standar klasifikasi dan metadata yang seragam antarunit kerja. Analisis alternatif solusi menunjukkan bahwa aplikasi Cirrust lebih sesuai dibandingkan platform umum seperti Google Workspace karena telah dirancang sesuai dengan regulasi dan standar kearsipan nasional. Kontribusi penelitian ini terletak pada penyusunan model rancangan sistem pengelolaan arsip inaktif elektronik yang aplikatif dan kontekstual, sehingga dapat menjadi rujukan bagi organisasi sektor publik dalam mengimplementasikan digitalisasi arsip inaktif. Penelitian ini menyimpulkan bahwa perancangan sistem pengelolaan arsip inaktif secara elektronik perlu segera direalisasikan sebagai bagian dari transformasi digital organisasi, dengan dukungan kebijakan internal yang kuat, peningkatan kompetensi arsiparis, dan alokasi anggaran yang memadai.