Abstract
PT Pos Indonesia (Persero) menerapkan Aplikasi Naskah Dinas Elektronis (NDE) sebagai upaya meningkatkan efektivitas pendistribusian surat dinas secara digital. Penelitian ini bertujuan menganalisis peran NDE dalam mempercepat alur distribusi surat serta mengidentifikasi hambatan yang muncul selama proses penerapannya. Hasil penelitian menunjukkan bahwa NDE mampu memfasilitasi tahapan penyusunan, verifikasi, persetujuan, dan pengiriman surat dinas melalui alur digital yang lebih cepat, transparan, dan mudah dipantau oleh seluruh pihak terkait. Fitur pelacakan status surat memberikan kemudahan bagi pegawai dalam memonitor perkembangan dokumen secara real-time sehingga proses tindak lanjut dapat dilakukan dengan lebih tepat waktu dan akurat. Namun demikian, penelitian menemukan beberapa kendala yang menghambat efektivitas sistem. Pemanfaatan fitur klasifikasi arsip belum diterapkan secara konsisten sehingga proses temu kembali dokumen menjadi kurang efisien dan sering memerlukan tambahan waktu pencarian. Surat internal juga belum menggunakan tanda tangan digital, sehingga autentikasi dokumen masih bergantung pada konfirmasi manual di luar sistem. Selain itu, pendistribusian surat eksternal masih dilakukan melalui email atau aplikasi pesan instan sehingga tidak otomatis tercatat dalam NDE. Pembatasan hak akses pada level tertentu turut menyebabkan keterlambatan alur surat pada kondisi tertentu. Temuan tersebut menunjukkan bahwa NDE mendukung percepatan distribusi, tetapi peningkatan pada aspek pengarsipan elektronik dan autentikasi dokumen tetap diperlukan agar digitalisasi administrasi berjalan lebih optimal dan berkelanjutan.